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Prezados(as) colegas e interessados(as) nas nuances do Direito Processual Civil, cumpre-me abordar um tema de substancial relevância para a prática jurídica em Sergipe e em todo o território nacional: a função e a exigibilidade das certidões negativas como prova documental em processos judiciais e administrativos. Na qualidade de advogado processualista, reafirmo que a correta compreensão e utilização desses documentos são pilares da segurança jurídica e da diligência probatória.

As certidões negativas constituem-se em prova documental pré-constituída, atestando a ausência de determinados registros, débitos ou impedimentos em nome de pessoas físicas ou jurídicas perante órgãos públicos e privados. Sua relevância transcende a mera formalidade, pois servem como instrumento de verificação da idoneidade e da regularidade fiscal, financeira e legal de um indivíduo ou entidade, sendo frequentemente indispensáveis para a habilitação em uma gama variada de atos jurídicos e administrativos.

Em Sergipe, como em outros estados, a exigência dessas certidões reflete a busca pela transparência e pelo cumprimento das obrigações, influenciando diretamente a validade e a eficácia de negócios jurídicos, participação em licitações e a própria condução de processos judiciais e administrativos. Detalhemos os tipos mais comuns e suas respectivas exigências legais:

1. Certidão Negativa de Débitos (CND) Federal:

Esta certidão atesta a inexistência de pendências fiscais federais e de contribuições previdenciárias. É emitida pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). Inclui a prova de quitação de tributos e contribuições federais administrados pela RFB e débitos inscritos em Dívida Ativa da União pela PGFN.

• Exigência Legal: Sua apresentação é mandamental, por exemplo, para a participação em licitações públicas e a celebração de contratos com a Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal (conforme previsão do artigo 68 da Lei nº 14.133/2021, a Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos, que sucedeu o artigo 29 da Lei nº 8.666/1993). Também é frequentemente solicitada para a homologação de planos de recuperação judicial e para a obtenção de financiamentos e incentivos fiscais.

2. Certidão Negativa de Débitos (CND) Estadual:

Esta certidão comprova a regularidade fiscal do contribuinte perante o Estado de Sergipe. Atesta a inexistência de débitos relativos a tributos estaduais, como o Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS), o Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA) e o Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCMD), bem como débitos inscritos em Dívida Ativa do Estado. A emissão é de responsabilidade da Secretaria de Estado da Fazenda de Sergipe (SEFAZ/SE) e da Procuradoria-Geral do Estado (PGE/SE).

• Exigência Legal: É crucial para a habilitação em certames licitatórios promovidos por órgãos estaduais e municipais em Sergipe. Ademais, é exigida em processos de obtenção de incentivos fiscais estaduais, alienação de bens imóveis (particularmente para comprovar a quitação do ITCMD, se aplicável, e de outros tributos que possam recair sobre o bem), e em processos de fusão, cisão ou incorporação de empresas, visando a verificação de passivos tributários estaduais.

3. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT):

A CNDT, instituída pela Lei nº 12.440/2011 e regulamentada pela Resolução Administrativa nº 1.470/2011 do Tribunal Superior do Trabalho (TST), atesta a inexistência de débitos trabalhistas inadimplidos perante a Justiça do Trabalho. É emitida eletronicamente pelo TST e abrange todo o território nacional.

• Exigência Legal: Sua apresentação é obrigatória para a participação em licitações públicas e para a contratação com o Poder Público em todas as esferas, conforme expressamente previsto na legislação licitatória (art. 68, III, da Lei nº 14.133/2021). Também é um documento vital para empresas que buscam financiamentos em instituições financeiras públicas e em processos de recuperação judicial, sendo um indicativo da regularidade da empresa no cumprimento de suas obrigações laborais.

4. Certidão Negativa de Protesto:

Esta certidão comprova a inexistência de títulos ou documentos de dívida protestados em nome de um indivíduo ou empresa nos Cartórios de Protesto de Títulos de uma determinada comarca ou, mediante solicitação específica, de todas as comarcas onde o interessado possa ter tido atividade. Ela é emitida pelos próprios cartórios de protesto, geralmente por meio de centrais de serviços eletrônicos como a Central Nacional de Serviços Eletrônicos dos Tabeliães de Protesto (CENPROT).

• Exigência Legal: Embora não seja uma exigência legal para a validade de todos os negócios jurídicos, é amplamente solicitada em diversas situações para avaliação de risco e comprovação de boa-fé. É comum em operações de crédito e financiamento bancário, celebração de contratos de locação (imobiliária e de outros bens), parcerias comerciais, aquisição de bens de alto valor, e, em alguns casos, pode ser requerida em editais de licitação, especialmente quando se busca aferir a saúde financeira e a reputação comercial de um licitante. Em processos judiciais, pode ser utilizada para demonstrar a situação de solvência ou insolvência de uma das partes.

A correta instrução processual ou administrativa com as certidões negativas pertinentes é uma demonstração de diligência e um passo fundamental para evitar questionamentos, atrasos e até mesmo a inviabilização de pleitos. A ausência de uma certidão exigida legalmente pode levar à inabilitação em um certame licitatório, à impossibilidade de obtenção de um financiamento ou à recusa de um registro público. Portanto, a análise preventiva e a obtenção tempestiva desses documentos são tarefas inafastáveis para o advogado processualista e para qualquer operador do Direito.